Analisis Sistem Absensi

1. Pendahuluan

      Seiring perkembangnya zaman maka semakin maju pula teknologi yang ada, secara berkala di perbarui sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

1.1 Absensi

      Absensi adalah sebuah kegiatan pengambilan data guna mengetahui jumlah kehadiran pada suatu acara. Setiap kegiatan yang membutuhkan informasi mengenai peserta tentu akan melakukan absensi. Hal ini juga terjadi pada proses belajar. Kegunaan absensi ini terjadi pada pihak pelajar dan pihak pengada proses belajar mengajar. Salah satu kegunaan absensi ini kepada pihak pelajar antara lain adalah dalam perhitungan kemungkinan pelajar untuk mengikuti ujian dan salah satu kegunaan informasi absensi ini kepada pihak pengada kegiatan belajar mengajar antara lain untuk melakukan evaluasi kepada kepuasaan pelajar terhadap suatu mata pelajaran dan pembuatan tolak ukur ke depan guna pemberian ilmu yang lebih baik. Pengambilan data absensi ini sendiri dilakukan secara manual memiliki banyak kekurangan, seperti data yang tidak valid ketika data yang masuk salah. Kekurangan lain dari pengambilan data secara manual adalah hilang atau rusaknya data yang ada. Kekurangan lain adalah kurangnya efisiensi dan efektifitas pada pengolahan data.

      Perkembangan teknologi di dunia semakin pesat, khususnya kemajuan di bidang teknologi informasi terutama pada teknologi mobile dan internet. Penggunaan aplikasi mobile dan web dikatakan lebih efektif dan efisien karena adanya kemudahan dalam pengaksesan dan pengambilan informasi. Perkembangan teknologi ini juga mempengaruhi cara input data sebagai validasi menggantikan kode password yang ada. Seperti penggunaan teknologi fingerprint atau barcode. Sistem input ini berkembang karena minimnya kesalahan input atau kecurangan pada input data.

      Tak hanya perkembangan teknologi informasi namun perkembangan aplikasi juga pesat. Salah satu perkembangan pada aplikasi teknologi informasi adalah sistem informasi. Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)). Pengertian lainnya adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna(Bodnar dan HopWood (1993)). Hampir seluruh kegiatan berskala sedang hingga besar memiliki sebuah sistem informasi guna membantu pekerjaan. Sistem informasi sangat membantu dalam kegiatan hingga sering digunakan sebagai pengambilan keputusan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan antara lain :

1. Bagaimana membangun Sistem informasi absensi menggunakan input jaringan jarak dekat ?
2. Bagaimana mengintegrasikan informasi hasil dari sistem informasi absensi mahasiswa dengan dosen ?
3. Bagaimana mengembangkan sistem absensi agar dapat diintegrasikan dengan sistem akademik lain?

1.3 Batasan Masalah

Permasalahan dalam Pembangunan Sistem Informasi Absensi dengan Input NFC dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Membuat rancangan awal sistem absensi.
2. Memberikan penjelasan tentang NFC.
3. Membandingkan antara sistem yang lama dengan yang baru.

1.4 Tujuan

1. Membangun Sistem Informasi Absensi dengan input.
2. Mengintegrasikan elemen Sistem Informasi Absensi dengan database absensi kampus.
3. Membangun sistem informasi yang mampu memberikan informasi yang akurat dan menghubungkan pihak pihak di luar unit belajar mengajar untuk mengetahui kegiatan di dalam unit tersebut.
4. Tidak memberikan ruang untuk kecurangan dalam masalah absensi.
5. Mengtransformasikan dari sistem manual menjadi sistem otomatis.

1.5 Metode Penelitian

1. Metode Studi Pustaka
Metode dilaksanakan dengan mengumpulkan data atau informasi dari berbagai literatur baik buku maupun literatur dari internet.
2. Metode Observasi
Mengadakan pengamatan dari hasil penelitian untuk mendapatkan data-data yang akurat yang dihasilkan laboratorium baik secara langsung maupun tidak langsung serta pengujian sebagai bahan untuk pembuatan analisa.
3. Metode Pembangunan Perangkat Lunak
• Analisis, yaitu menganalisa kebutuhan dari aplikasi yang akan dibangun. Hasil analisis berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL).
• Perancangan, yaitu untuk mendapatkan deskripsi arsitektural perangkat lunak, antarmuka, data, dan prosedural. Hasil perancangan berupa Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL).

2.1 Identifikasi Kinerja Sistem Lama

Tahapan awal dalam analisis sistem, mengenal maslaah untuk dapat memecahkan suatu pertanyaan yang ada. Pada tahapan identifikasi terdapat 3 proses kerja :

1. Mengidentifikasi penyebab masalah
2. Menginentifikasi titik keputusan
3. Mengidentifikasi personel-personel kunci

2.1.1 Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Tahapan ini mencari masalah atau kekurangan pada sistem lama. Dapat diceritakan proses absensi pada sistem lama yaitu, dosen membawa absensi pada sekertariat dosen lalu membawa ke kelas tempat dia mengajar lalu mahasiswa secara bergiliran mengisi absensi kemudian absensi tersebut dikembalikan oleh dosen ke ruang sekertariat dosen untuk dilakukan penginputan terhadap database absensi yang dilakukan oleh petugas barcode. Dalam realitanya masih terdapat kelemahan diantaranya :

1. Masih sering terjadinya titip absen
2. Kesalahan human error yang terdapat pada mahasiswa, dosen dan petugas barcode :
• Mahasiswa, lupa mengisi absen.
• Dosen, kesalahan dalam mengabsen mahasiswa seperti mahasiswa yang hadir tetapi ditulis tidak hadir.
• Petugas barcode, kesalahan dalam menginput absensi ke database.
3. Pengerjaan penginputan absensi masih menggunakan cara manual dan melibatkan banyak pihak

Dengan melihat permasalahan yang ada, maka dibuatlah perancangan sistem absensi yang baru untuk meminimalisir permasalahan-permasalahan yang telah diidentifikasi.

2.2 Menganlisis Kebutuhan Sistem

Pada tahap analisis kebutuhan menjelaskan tentang alat apa yang di pakai untuk sistem absensi, apa saja beban kerja yang akan dihadapi dan bagaimana alur cara kerja dari sistem.

2.2.2 NFC

        Near Field Communication atau biasa di singkat dengan NFC adalah sebuah teknologi terbaru dalam perpindahan data berbasis teknologi RFID (Radio Frequency Identification) yang menggunakan konektivitas tanpa kabel sehingga sangat memungkinkan komunikasi data antar perangkat elektronik dalam jarak dekat menggunakan perantara induksi medan magnet yang terdapat dalam perangkat elektronik tersebut.

        NFC sendiri menyederhanakan komunikasi data antar perangkat yang biasanya harus mengkoneksikan menggunakan Bluetooth maupun Wi-Fi yang memerlukan otentikasi dan penyamaan koneksi terlebih dahulu sebelum bisa digunakan dan biasanya memakan waktu yang cukup lama, berbeda dengan NFC otentikasi antar perangkat dilakukan hanya beberapa detik saja.

        Secara garis besar NFC sendiri merupakan pengembangan dari Bluetooth dan juga RFID dimana dalam NFC terdapat teknologi yang biasa kita gunakan jika berkomunikasi menggunakan Bluetooth dalam proses penyambungan dan juga RFID sebagai gelombang penghubung antar perangkat NFC

        Selain itu pula penggunaan NFC pada Smartphone sangat kaya akan fitur dan kelebihan dibandingkan menggunakan Bluetooth. Keunggulan lainnya terletak pada teknologi yang dapat dengan mudah membuka berbagai macam bentuk komunikasi dan transaksi menggunakan cara yang sangat mudah dan nyaman ketika dioperasikan oleh pengguna NFC. Dengan begitu memungkinkan banyak orang melakukan kegiatan yang mereka inginkan hanya dengan menyentuh serta menempatkan perangkat dekat dengan layanan yang akan digunakan untuk melakukan komunikasi data.

2.2.4 Workland atau Beban Kerja

Terdapat beberapa beban kerja pada sistem :

1. Adanya gangguan saat autentikasi, seperti mahasiswa gagal mengautentikasi.
2. Bagaimana jika mahasiswa yang sakit di rawat ingin absen matakuliah saat dia sakit.
3. Gangguan jaringan saat dosen ingin login.
4. Gangguan jaringan saat dosen ingin mensubmit absensi ke data base.

3.1 Kinerja dan Implementasi Sistem baru

3.1.1 Perangkat

1. Smarphone
2. Perangkat keras nfc
3. Perangkat lunak nfc

3.1.2 Kinerja Sistem

NFC merupakan perangkat yang harus menggunakan dua buah hardware/software dimana salah satu menjadi agen salah satu menjadi server untuk sistem yang kami buat mahasiswa sebagai agen dan dosen sebagai server.

Pertama mahasiswa akan mendapatkan mobile software NFC sudah disediakan oleh kampus yang mempunyai semacam nomer SSID yang unik berbeda dari mahasiswa satu dengan yang lainnya yang akan di jadikan identifikasi dalam absensi menggunakan NFC.Dan untuk dosen kampus menyediakan smartphone yang telah memiliki chip NFC tersebut,dosen hanya perlu log in kedalam sistem dan memilih kelas yang akan dilaksakan mata kuliah.

Perangkat NFC untuk dosen sendiri memiliki feature online untuk log in,mencari kelas serta submit ke database absensi kelas digunakan untuk mempurmudah sistem absensi kampus.sedangkan,perangkat NFC sendiri hanya bisa digunakan offlane dan authetification dengan cara mendekatkan masing-masing perangkat dari mahasiwa dan dosen.

3.1.3 Flowchart

Pada flowchart di atas dapat dijelaskan awal mula kerja sistem yaitu dosen login dengan akunnya di handphone, lalu dosen memilih kelas yang sedang dalam matakuliahnya. Setelah itu munculah nama – nama dari mahasiswa pada layar handphone dosen. Langkah kedua mahasiswa login dengan akunnya di handphone, sebelum login mahasiswa mendaftarkan diri guna mendapat identitas saat autentikasi. Setelah mahasiswa berhasil login menggunakan akunnya maka sekarang giliran autentikasi data, pada layar handphone mahasiswa terdapat tulisan autentikasi, mahasiswa memilih tombol tersebut dan jika berhasil autentikasi maka terdapat laporan “autentikasi berhasil” dan pada layar absensi dosen nama mahasiswa tersebut terceklis. Setelah absensi selesai maka dosen mensubmit absensi tersebut, maka setelah sumbit berhasil data absensi mahasiswa masuk pada database absensi kampus.

2.1.4 Prototype

2.1.4.1 Prototype Dosen

Gambar di atas merupakan protoptype dari nfc dosen dimana dosen dapat memilih kelas sesuai jadwal,setelah memelih kelas maka akan ada daftar absen nahasiswa tersebut dan ketika mahasiwa tersebut authentication akan tercentan dengan sendiri pada kolom checkbox.Serta sistem ini dapat menginformasikan berapa mahasiswa yang hadir.Jika absensi telah selesai dosen perlu submit absen ke databse sebagai bentuk laporan ke bagian database absen.

2.1.4.2 Prototype Mahasiswa

Gambar di atas merupakan software nfc milik mahasiswa yang mempunyai feature dapat mengetahui mata kuliah yang sedang berjalan mulai dari mata kuliah,jam mata kuliah dan juga ruangan tempat mata kuliah dilaksanakan.selain itu pokok dari software ini adalah untuk authentification absen,hanya perlu klik tombol “authentification” maka mahasiswa secara otomatis akan terdaftar mengikuti kelas mata kuliah tersebut.

4.4 Kesimpulan

NFC adalah sistem terbaru untuk jaringan nirkabel yang sangat efesien digunakan untuk identifikasi jarak dekat,maka dari itu NFC sangat cocok digunakan dalam absensi mahasiswa.teknologi NFC ini sendiri dibuat untuk mempermudah absensi dibandikan cara absensi lama yang secara manual.akan tetapi sistem NFC masih jarang di terapkan karena akan mahalnya hardware dan sofware itu sendiri.